Phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng Tổ chức – Hành chính là phòng nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức thực hiện công tác tổ chức, hành chính, công tác bảo vệ chính trị nội bộ của Bệnh viện.
I. Nhiệm vụ
Căn cứ vào nhiệm vụ chung của Bệnh viện, lập kế hoạch tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân lực, đào tạo nhân lực để trình Giám đốc xét duyệt và tổ chức thực hiện. Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Tổ chức thực hiện công tác cán bộ, quản lý hồ sơ lý lịch theo phương pháp khoa học, làm thống kê báo cáo theo quy định.
Xây dựng lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các Khoa, Phòng trình Giám đốc Bệnh viện xét duyệt, tổ chức thực hiện.
Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quan hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng, chính quyền địa phương để phối hợp công tác trong công việc có liên quan.
Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, của Ngành Y tế đối với mọi thành viên và người bệnh trong Bệnh viện.
Phối hợp với các đoàn thể quần chúng tổ chức phong trào thi đua, các đợt học tập thời sự, chính trị, chính sách, văn hoá, ngoại ngữ để nâng cao y đức, tinh thần trách nhiện và thái độ phục vụ.
Phối hợp với các Khoa, Phòng chức năng đề xuất với Giám đốc Bệnh viện giải quyết các vấn đề có liên quan đến người bệnh thuộc diện chính sách xã hội.
Nắm tình hình, tâm tư, nguyện vọng của mọi thành viên trong Bệnh viện để đề xuất với Giám đốc xem xét, giải quyết.
Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Bệnh viện, hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Bệnh viện.
Quản lý các phương tiện vận tải của Bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.
Đảm bảo công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Bệnh viện.
II. Tổ chức hoạt động
1. Tình hình nhân lực
Phòng Tổ chức – Hành chính hiện có 11 viên chức và người lao động:
1. BS.CKII. Bùi Minh Thiện – Trưởng phòng
2. ThS.ĐD. Ngô Lê Hoàng Giang – Phó trưởng phòng
3. KS. Trần Thị Sen – Chuyên viên
4. CNĐD. Trần Thu Thảo – Chuyên viên
5. Châu Trần Đại – Lái xe cứu thương
6. Thạch Thanh Phương – Tổ trưởng Tổ bảo vệ
7. Lâm Minh Tâm – Bảo vệ
8. Mai Thanh Sang – Bảo vệ
9. Trần Nam – Bảo vệ
10. Kiên Nghị – Bảo vệ
11. Huỳnh Văn Trung – Bảo vệ
2. Các bộ phận công tác chính
2.1. Bộ phận Tổ chức
– Quản lý nhân lực.
– Chế độ, chính sách.
– Tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch viên chức.
– Công tác đề bạt, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
– Bảo vệ chính trị nội bộ.
2.2. Bộ phận Hành chính
– Văn thư lưu trữ, thống kê, báo cáo.
– Tiếp khách.
– Bảo vệ trật tự trị an.
– Lái xe cứu thương.
3. Các bộ phận trực thuộc
3.1. Lái xe cứu thương
3.2. Bảo vệ trật tự trị an
III. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng
Nhiệm vụ

Lập kế hoạch công tác của phòng trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Cùng với các Khoa, Phòng chức năng nghiên cứu việc quản lý, sắp xếp, bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu tổ chức và đảm bảo chất lượng công tác, trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Tổng hợp đề xuất của các Khoa, Phòng về cải tiến lề lối làm việc nâng cao hiệu quả công tác, thực hiện quy chế quan hệ công tác trong Bệnh viện, trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
Tham mưu trong công tác quy hoạch và kế hoạch đào tạo viên chức Bệnh viện.
Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ các thành viên trong Bệnh viện. Thống kê báo cáo theo đúng yêu cầu và thời gian qui định.
Thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước để giải quyết các quyền lợi về tinh thần, vật chất cho các thành viên trong Bệnh viện.
Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác bảo vệ cơ quan, công tác bảo hộ lao động.
Phối hợp với các Khoa, Phòng tổ chức sinh hoạt văn hoá, tư tưởng cho người bệnh. Phổ biến, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người bệnh.
Cùng với đoàn thể quần chúng tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua trong Bệnh viện. Tổ chức việc học tập chính trị, văn hoá và nâng cao y đức cho các thành viên trong Bệnh viện.
Tổ chức, thực hiện công tác vận chuyển trong và ngoài Bệnh viện. Sử dụng hợp lý, có hiệu quả các phương tiện vận chuyển của Bệnh viện.
Tổ chức quản lý và thưc hiện công tác hành chính bao gồm: công văn đi, đến, hệ thống lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu, tiếp khách, tổ chức hội nghị. Chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tự trong Bệnh viện.
Tổ chức cho các thành viên trong phòng học tập để nâng cao trình độ.

Quyền hạn
Chủ trì giao ban phòng hàng ngày và dự giao ban Bệnh viện.
Đề xuất với Giám đốc về tuyển dụng, thuyên chuyển, sắp xếp, bố trí, điều động, bổ nhiệm, cử đi đào tạo và khen thưởng kỷ luật các thành viên trong Bệnh viện.
Đề xuất việc nhận xét các thành viên trong Bệnh viện về chấp hành chính sách, luật pháp, khả năng quản lý, tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ.
Được tham gia các hội đồng theo quy định của Nhà nước và sự phân công của Giám đốc.
Bố trí nhân lực trong phòng cho phù hợp với công việc.
Điều động, bố trí phương tiện vận chuyển trong và ngoài Bệnh viện.

IV. Nhiệm vụ của các bộ phận thuộc phòng

1. Bộ phận Tổ chức: gồm 03 thành viên

Bùi Minh ThiệnNgô

Lê Hoàng Giang

Trần Thu Thảo

Nhiệm vụ

Thực hiện, triển khai thực hiện các văn bản, kế hoạch, chỉ đạo của Trường, Sở Y tế, Ban Giám đốc về công tác tổ chức, hành chính trong Bệnh viện.

Thực hiện các quy trình điều động, bổ nhiệm, chuyển ngạch.

Quản lý Tổ bảo vệ, lái xe cứu thương.

Theo dõi ngày phép và các chế độ nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội.

Kiểm tra số ngày phép năm và hướng dẫn hoàn chỉnh biểu mẫu nghỉ phép.

Theo dõi các chế độ liên quan đến nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội và hướng dẫn các thủ tục có liên quan để nộp về Trường đúng quy định

Tổng hợp chấm công viên chức trong Bệnh viện.

Theo dõi, tổng hợp việc xét thu nhập tăng thêm viên chức và chế độ hỗ trợ Bác sĩ trong Bệnh viện

Phối hợp với Phòng Quản trị Nhân sự thực hiện các quy trình tuyển dụng nhân sự:

Hợp đồng khoán.

Thời gian tập sự.

Hợp đồng có xác định thời hạn.

Hợp đồng không xác định thời hạn.

Hợp đồng cho nhân viên phục vụ.

Nắm tình hình, tâm tư, nguyện vọng của mọi thành viên trong bệnh viện để đề xuất với giám đốc xem xét, giải quyết.

2. Bộ phận Hành chính: gồm 03 thành viên

Bùi Minh Thiện

Ngô Lê Hoàng Giang

Trần Thị Sen

Nhiệm vụ

Lập lịch công tác tuần Ban Giám đốc

Báo cáo, lập kế hoạch hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chính

Báo cáo hoạt động Bệnh viện: tháng, quý, 6 tháng, năm.

Theo dõi, làm đề nghị hưởng phụ cấp ưu đãi nghề.

Theo dõi, làm đề nghị hưởng phụ cấp độc hại.

Làm thủ tục thực tập để cấp Chứng chỉ hành nghề.

Đăng ký người hành nghề tại cơ sở khám chữa bệnh.

Theo dõi, soạn hợp đồng ký kết với các Bác sĩ, Dược sĩ, Điều dưỡng ngoài Bệnh viện.

Sắp, theo dõi lịch trực Tổ bảo vệ, lái xe cứu thương.

Văn thư – lưu trữ:

Quản lý và sử dụng con dấu

Kiểm tra thùng thư Bệnh viện tại Khu Hiệu bộ (ngày 02 lần sáng, chiều).

Xử lý văn bản đến: ghi sổ theo dõi công văn đến và trình xin ý kiến Ban Giám đốc.

Xử lý thư đến: ghi sổ theo dõi và thông báo cho các cá nhân có liên quan đến nhận thư.

Kiểm tra văn bản trên iOffice hàng ngày và chuyển văn bản cho Giám đốc phê duyệt.

Gửi văn bản đi trên iOffice khi có yêu cầu phúc đáp.

Phụ trách quản lý tài khoản Email, Edesk của Bệnh viện.

Lưu trữ hồ sơ liên quan công tác tổ chức, hành chính trong Bệnh viện.

Nghe điện thoại và xử lý các công việc có liên quan.

Lập kế hoạch đón tiếp và làm việc với các Bệnh viện, Sở ban ngành. Chuẩn bị phòng họp, bánh nước,…

Liên hệ các Bệnh viện, các cơ quan ban ngành để xin thông tin khi cần thiết.

Làm đề nghị thanh toán các chứng từ có liên quan đến kế hoạch hoặc đề nghị của Phòng Tổ chức – Hành chính.

Làm đề nghị đi học, bồi dưỡng, tập huấn.

Đăng ký phòng nghỉ.

Tổng hợp đề nghị mua văn phòng phẩm phục vụ cho công việc hành chính, lập kế hoạch mua và cấp phát văn phòng phẩm.

3. Lái xe cứu thương
Nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách cá nhân của lái xe ô tô cứu thương được quy định tại Mục 75, Phần II Quy chế bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định số 1895/QĐ-BYT ngày 19 tháng 9 năm 1997 của Bộ Y tế.
4. Bộ phận bảo vệ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của lực lương bảo vệ được quy định tại Chương II Nghị định số 06/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 09 tháng 01 năm 2013 Quy định về bảo vệ cơ quan, doanh nghiệp.