QUY CHẾ CÔNG TÁC KHOA DƯỢC
I. Quy chế chung:
Lập kế hoạch, cung ứng thuốc bảo đảm đủ số lượng, chất lượng cho nhu cầu điều trị và các yêu cầu chữa bệnh khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa).
Quản lý, theo dõi việc nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị và các nhu cầu đột xuất khác khi có yêu cầu.
Đầu mối tổ chức đấu thầu (hoặc tổng hợp nhu cầu sử dụng thuốc của đơn vị trình cấp có thẩm quyền) mua thuốc theo Luật đấu thầu và các quy định hiện hành liên quan.
Thực hiện công tác dược lâm sàng, thông tin, tư vấn về sử dụng thuốc, tham gia công tác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo thông tin liên quan đến tác dụng không mong muốn của thuốc. Tham gia xây dựng Danh mục thuốc và cơ số thuốc của tủ trực tại khoa lâm sàng.
Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị.
Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”.
Tham gia quản lý kinh phí thuốc, thực hiện tiết kiệm đạt kết quả cao trong phục vụ người bệnh.
Quản lý, theo dõi việc thực hiện các quy định chuyên môn về dược tại các khoa trong bệnh viện.
Tham gia nghiên cứu khoa học và đào tạo; là cơ sở thực hành của các trường Đại học, Cao đẳng và Trung học về dược.
II. Quy chế cụ thể:
1. Tổ chức của khoa:
a. Khoa Dược bao gồm các bộ phận chính sau:
Nghiệp vụ dược;
Kho và cấp phát;
Thống kê dược;
Dược lâm sàng, thông tin thuốc;
b. Khoa Dược được bố trí ở địa điểm thuận tiện, có đủ điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên khoa Dược (hệ thống máy vi tính; máy in; điện thoại; internet; fax; phần mềm quản lý sử dụng thuốc, hóa chất pha chế; tài liệu liên quan về thuốc, về nghiệp vụ dược) và tạo điều kiện đầy đủ hỗ trợ công tác thông tin, tư vấn và quản lý sử dụng thuốc.
c. Việc xây dựng phải bảo đảm vệ sinh sạch sẽ, cao ráo, thoáng mát và an toàn.
d. Hệ thống kho bố trí ở vị trí thuận tiện cho việc vận chuyển và cấp phát theo yêu cầu của thực hành tốt phân phối thuốc. Điều kiện của kho thuốc đảm bảo về ánh sáng; nhiệt độ; độ ẩm; độ thông thoáng; phòng tránh côn trùng, mối mọt; phòng chống cháy, nổ; bảo đảm kiểm soát nhiễm khuẩn theo nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”.
2. Công tác cung ứng và quản lý thuốc:
a. Dự trù mua, vận chuyển và kiểm nhập thuốc:
– Lập kế hoạch thuốc hàng năm phải đúng thời gian quy định; phải sát với nhu cầu và định mức của bệnh viện; phải làm theo đúng mẫu quy định; trưởng khoa dược tổng hợp, giám đốc bệnh viện ký duyệt sau khi đã có ý kiến tư vấn của hội đồng thuốc và điều trị bệnh viện.
Khi nhu cầu thuốc tăng đột xuất phải làm dự trù bổ sung.
Tên thuốc trong dự trù phải ghi theo tên gốc, rõ ràng và đầy đủ đơn vị, nồng độ, hàm lượng, số lượng. Trong trường hợp thuốc nhiều thành phần có thể dùng tên biệt dược.
– Mua thuốc:
Mua thuốc chủ yếu tại doanh nghiệp Nhà nước.
Phải bảo đảm số lượng, chất lượng, theo đúng kế hoạch.
Thực hiện đúng các quy định hiện hành về mua sắm của Nhà nước.
Thuốc phải nguyên trong bao bì đóng gói, si nút kín.
Thuốc phải được bảo quản ở điều kiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật, cả trong lúc vận chuyển.
– Vận chuyển:
Xe chở thuốc phải đi thẳng từ nơi mua thuốc về bệnh viện.
Người đi mua thuốc phải là dược sĩ.
– Kiểm nhập:
Mọi nguồn thuốc trong bệnh viện: mua, viện trợ đều phải kiểm nhập.
Thuốc mua về trong 24 giờ phải kiểm nhập hàng nguyên đai nguyên kiện, trong vòng một tuần lễ phải tiến hành kiểm nhập toàn bộ, do hội đồng kiểm nhập thực hiện.
Thành lập hội đồng kiểm nhập gồm: phó giám đốc bệnh viện là chủ tịch, trưởng khoa dược là phó chủ tịch, thống kê dược là thư ký, viên chức phòng tài chính kế toán, thủ kho chẵn và đại diện đơn vị sử dụng vắc xin là ủy viên.
Việc kiểm nhập tiến hành đối chiếu hóa đơn, phiếu báo với số lượng thực tế: hãng sản xuất, quy cách đóng gói hàm lượng, số lượng, nơi sản xuất, số đăng ký, số kiểm soát, hạn dùng và nguyên nhân hư hao, thừa thiếu.
Biên bản kiểm nhập gồm các nội dung trên và có chữ ký của hội đồng.
Hàng nguyên đai, nguyên kiện bị thiếu phải thông báo cho cơ sở cung cấp để bổ sung.
Thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện phải làm biên bản kiểm nhập riêng theo quy chế thuốc độc.
Các lô thuốc nhập có tác dụng sinh học mạnh phải có giấy báo lô sản xuất và hạn dùng kèm theo.
b. Quản lý thuốc tại các khoa:
Thuốc theo y lệnh lĩnh về phải được dùng trong ngày; riêng ngày lễ và chủ nhật thuốc được lĩnh vào hôm trước ngày nghỉ. Khoa Dược tổ chức trực tham vấn phát thuốc cấp cứu 24 giờ trong ngày.
Phiếu lĩnh thuốc thường phải theo đúng mẫu quy định; thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện có phiếu riêng theo quy chế thuốc độc.
Thuốc cấp phát theo đơn ở khoa khám bệnh cuối tháng sẽ thanh toán với phòng tài chính kế toán bệnh viện.
Trưởng khoa điều trị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi bảo quản, sử dụng thuốc trong khoa.
Tùy nhiệm vụ và yêu cầu cấp cứu được giao, các khoa điều trị, cận lâm sàng có tủ thuốc trực, cấp cứu; việc sử dụng và bảo quản phải theo đúng quy chế sử dụng thuốc.
Thực hiện đúng quy chế nhãn về nội dung và hình thức.
Thuốc dư ra trong ngày phải thực hiện theo quy chế sử dụng thuốc.
c. Kiểm kê thuốc, hóa chất, dụng cụ y tế tiêu hao:
Thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định: hàng tháng đối với khoa Dược, 4 lần trong năm đối với các khoa, kiểm kê đột xuất khi có xảy ra vụ việc mất thuốc.
– Thành lập hội đồng kiểm kê bệnh viện:
Kiểm kê tháng gồm: trưởng khoa dược, thủ kho dược và phòng tài chính kế toán.
Kiểm kê cuối năm gồm: Giám đốc bệnh viện là chủ tịch hội đồng; trưởng khoa dược là thư ký hội đồng; trưởng phòng tài chính kế toán, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp, trưởng phòng y tá (điều dưỡng), kế toán dược là ủy viên.
Khoa điều trị, khoa cận lâm sàng thành lập tổ kiểm kê, ít nhất có 3 người, do trưởng khoa làm tổ trưởng, y tá (điều dưỡng) trưởng khoa, kỹ thuật viên trưởng khoa, y tá (điều dưỡng) chăm sóc và kỹ thuật viên.
– Nội dung kiểm kê tại khoa dược:
Đối chiếu sổ xuất, sổ nhập với chứng từ.
Đối chiếu sổ sách với hiện vật về số lượng và chất lượng.
Đánh giá lại thuốc; tìm nguyên nhân chênh lệch, hư hao. Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, hội đồng làm biên bản xác định trách nhiệm và đề nghị cho xử lý.
Mở sổ sách cho năm mới.
– Nội dung kiểm kê của hội đồng kiểm kê bệnh viện, các ủy viên xuống từng khoa:
Xác định lại số lượng, chất lượng và nguyên nhân thừa thiếu.
Xử lý thuốc cần hủy bỏ.
Điều hòa thuốc, hóa chất thừa thiếu.
Tổng kết công tác kiểm kê toàn bệnh viện.
d. Lập sổ sách, thanh toán, thống kê báo cáo, bàn giao và kiểm tra:
– Mở sổ sách theo dõi xuất nhập thuốc lưu trữ chứng từ, đơn thuốc theo quy định.
– Thanh toán thuốc:
Khoa Dược thống kê và tổng hợp số lượng thuốc đã phát ra; số liệu phải phù hợp với các chừng từ xuất nhập và chuyển phòng tài chính kế toán quyết toán.
Khoa điều trị tổng hợp thuốc cho từng người bệnh theo quy chế ra viện, rồi chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán viện phí.
Phòng tài chính kế toán tổng hợp các chứng từ, hóa đơn, báo cáo sử dụng thuốc để thanh toán viện phí, bảo hiểm y tế, cơ quan lao động thương binh xã hội…
– Thống kê, báo cáo sử dụng thuốc:
Khoa Dược có nhiệm vụ thực hiện báo cáo hàng tháng theo quy định và báo cáo đột xuất khi cần thiết.
Báo cáo gửi lên cấp trên phải được giám đốc bệnh viện thông qua và ký duyệt.
Phải ghi đầy đủ cột mục đúng quy định trong mẫu báo cáo.
Thống kê báo cáo nhầm lẫn và tai biến dùng thuốc thực hiện hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng. Trường hợp nghiêm trọng phải báo cáo đột xuất theo quy định.
– Công tác kiểm tra:
Trưởng khoa dược có trách nhiệm xây dựng lịch, nội dung và tổ chức kiểm tra.
Hình thức kiểm tra: định kỳ và đột xuất.
Kiểm tra tại các khoa điều trị có sự phối hợp của trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và trưởng phòng y tá (điều dưỡng); khi cần thiết có sự chủ trì của giám đốc bệnh viện.
3. Kho và công tác bảo quản cấp phát:
a. Kho phải được thiết kế theo đúng quy định chuyên môn theo từng chủng loại, bảo đảm cao ráo, thoáng mát, vệ sinh sạch sẽ, đủ ánh sáng, đủ phương tiện bảo quản và an toàn chống mất trộm.
– Việc sắp xếp trong kho phải bảo đảm ngăn nắp, có đủ giá, kệ; xếp theo chủng loại, dễ thấy dễ lấy.
– Phải thực hiện 5 chống:
Nhầm lẫn.
Quá hạn.
Mối, mọt, chuột, gián.
Trộm cắp.
Thảm họa (cháy nổ, ngập lụt).
– Phải có thẻ kho riêng cho từng loại thuốc, có ghi sổ kiểm soát của thuốc.
b. Về tổ chức chia thành kho chẵn và kho cấp phát lẻ:
Kho chẵn, thủ kho phải là dược sĩ, giúp trưởng khoa làm dự trù mua thuốc, phải nắm vững tình hình tồn kho, cấp phát thuốc cho các kho phát lẻ.
Kho cấp phát lẻ: cấp phát cho các khoa điều trị, khoa cận lâm sàng, khoa khám bệnh.
c. Phiếu lĩnh thuốc ghi sai hoặc phải thay thuốc sau khi có ý kiến của dược sĩ khoa dược, bác sĩ điều trị sửa lại và ký xác nhận vào phiếu.
d. Phiếu lĩnh thuốc phải được trưởng khoa dược hoặc dược sĩ được ủy nhiệm duyệt và ký tên.
e. Trước khi giao thuốc dược sĩ phải thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu theo quy chế sử dụng thuốc.
f. Khoa Dược chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng thuốc do khoa dược phát ra.
4. Công tác thông tin và tư vấn về sử dụng thuốc:
a. Trưởng khoa dược giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả.
b. Thực hiện dược lâm sàng trong bệnh viện, dược sĩ khoa dược tư vấn cùng bác sĩ điều trị tham gia chọn thuốc điều trị đối với một số người bệnh nặng, mãn tính cụ thể.
c. Khoa dược chịu trách nhiệm thông tin về thuốc, triển khai mạng lưới theo dõi phản ứng có hại của thuốc (ADR: adverse drug reactions), giới thiệu thuốc mới.
